Digitalisering med dess fram- och baksida

Digitalisering, YEEES…eller
Några tankar om dess effekter och bieffekter samt
påverkan på ledarskapet och berörd personal som ska
jobba i just den verkligheten.

Från 2015 och framåt så har modeordet alltmer varit digitalisering. Bara genom att säga ordet digitalisering så fick man pluspoäng och var en del av framtiden. Den som yttrade ”digitala flaskhalsar” för att påpeka de eventuella negativa effekterna av allt för snabba och ogenomtänkta digitaliseringsprojekt vann inga poäng alls, så det avgjorde saken – vi ska digitalisera för det gör ju alla andra.
Under 2020 så accelererade behovet av digitalisering pga pandemin, den digitala förändringen drabbade många verksamheter, för att sedan fortsätta att öka starkt under 2021. En ökning som antagligen vi bara har sett början på. Förändringstakten är nu extremt hög inom många branscher. Användare av ny digital teknik i verksamheten lämnas dock anmärkningsvärt ofta utan utbildning i handhavande eller med en tydlig instruktion hur den ska användas på bästa sätt i de nya arbetsprocesser som de digitala verktygen skapar. Vi får här en kompetenslucka på grund av en kanske angiven tidsbrist från cheferna som prioriterar själva tekniken inför en snabb digitalisering, inte kompetensen för hur tekniken ska användas. Oftast saknas även delaktighet från användare vid kravställning och upphandling av digitaliseringen vilket kan skapa mentalt motstånd att lära sig de nya verktygen.
Allt detta skapar nya utmaningar för ledarskapet då utebliven delaktighet lätt kan kopplas ihop med brist på agilt ledarskap och påverkar fortlöpande förbättringar av verksamhetens digitalisering, eftersom det vi går ifrån är rigida processer till mer agila processer som mappar förändringstakten i omvärlden. Därför måste också digitaliseringen förändras i samma takt annars orsakar de låsta arbetssätten i de digitala verktygen ett hinder för anpassning till marknadens och omvärldens behov.
Det kan därför skapas digitala flaskhalsar i verksamhetens affärsprocesser om de nya digitala verktygen inte används på rätt sätt, eller inte alls. Ett symptom på det här är mängden av onödiga ”work around” arbetsuppgifter av lösningar och andra applikationer som då börjar användas i verksamheten. Drivna användare snickrar egna lösningar för att kunna göra sitt jobb, i stället för att använda de nya digital verktygen, vilket ytterligare bidrar till nya digitala flaskhalsar. Verksamheten måste nu kompensera med ”ad hoc” arbetssätt och fler hemmagjorda ”verksamhetsnära” rutiner för att få det hela att fungera vilket leder till mycket frustration för användare, både medarbetare och ledning, samt stor ineffektivitet och tidstjuveri.
Tid från de verkliga arbetsuppgifterna går åt till att fixa tillfälliga lösningar för att få ”digitaliseringen” att fungera över huvud taget.
Andra möjliga områden som man bör vara observant på och som kan påverka och orsaka digitala flaskhalsar eller totalt haverera hela satsningen på digitaliseringen kan vara;

1. Bristfällig eller ingen digital strategi, eller bristande kompetens att utforma en korrekt digital strategi.
2. Dålig kännedom om nuvarande nivå- och målvärde gällande digital mognadsgrad.
3. Dålig kännedom om nuvarande nivå- och målvärde nivå gällande mognadsgrad för intern- och extern kommunikation.
4. Avsaknad av lämpliga KPIer och metoder för mätning av effekter av digitaliseringen.
5. Kompetensbrist hos chefer inom digitalisering och AI.
6. Oidentifierat destruktivt ledarskap i organisationen.Läs gärna mer om det destruktiva ledarskapet och dess effekter här.
7. Bristfällig kompetens för att definierar krav för den digitala teknik som ska upphandlas.
8. Bristande delaktighet för medarbetare och chefer vid utveckling av nya digitala arbets- och verksamhetsprocesser.
9. Bristande utbildning av användare, medarbetare och chefer, för hur de nya digitala verktygen ska användas på bästa sätt i verksamheten.
10. Bristande kompetens om digital arbetsmiljö och ”IT-stress”, samt avsaknad av integration av digital arbetsmiljö i det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM).
11. Bristande kompetens hos förändringsledaren för den digitala transformationen.
12. Ingen budget för uppdatering och förändring av de digitala verktygen baserat på förändringar internt och externt, leverantörer, marknad och omvärld.

Lösningen för att undvika digitala flaskhalsar är att aktivt jobba med delaktighet vad gäller kompetens- och kommunikationsprofiler utifrån personalens- och ledningens behov. Viktigt är även delaktigheten från användare redan i kravställningen inför upphandling av nya digitala verktyg. Det ger rätt engagemang, rätt kompetens och rätt typ av kommunikation i verksamheten för maximal effektivitet i affärsprocesserna vid digitalisering.
Inom Zapp® metodiken kallas det för Delaktighetsprincipen.
1996 så började Inovator att mäta den och dess effekter, vilket nu blivit en
utmärkt plattform för förändringsledare som vill undvika digitala flaskhalsar vid digitalisering.

Författare:
Robert Ferm, Civilingenjör och forskare, med mångårig erfarenhet av förändrings- och
digitaliseringsprojekt i organisationer. Även certifierad för Zapp®.
Lennart Matsson, Vd Inovator och grundare av Zapp® och dess metodik sedan 1996.